CONGRESSI

Organizzazione Eventi, Meeting e Congressi

H2O organizza congressi, meeting e workshop, corsi di aggiornamento e formazione a distanza (FAD) e si occupa – con massima attenzione – di coordinamento, gestione e organizzazione di tutti i servizi collegati al progetto.

La società opera in Italia ed in tutto il mondo e, con specializzazione in campo medico, si rivolge alla comunità Medico-Scientifica ed alle Società Farmaceutiche.

Ogni giorno favoriamo l’incontro tra aziende, professionisti, rappresentanti delle istituzioni e della sanità.

Il nostro lavoro è rivolto alla progettazione di congressi scientifici, corsi per medici e personale paramedico, incentive per aziende farmaceutiche e biomedicali, seminari e conferenze.

Nel settore congressuale l'attenzione di H2O si rivolge a:

Servizi Pre Congressuali

  • Consulenza organizzativa generale, elaborazione del progetto e formulazione del budget preliminare.
  • Ideazione e realizzazione della linea grafica di tutto il materiale dell’evento.
  • Redazione e correzione dei testi, cura della stampa di programmi preliminari e programmi finali.
  • Realizzazione stampati e accessori (badge, segnaposti,lettere e inviti vari).
  • Promozione dell’evento attraverso creazione pagina e/o sezione web dedicate, invio email, social network.
  • Segreteria permanente dall’affidamento incarico alla chiusura evento.
  • Gestione rapporti con Autorità, Associazioni, Enti pubblici, sponsor, fornitori.
  • Gestione Faculty nazionale ed internazionale.
  • Gestione, raccolta, controllo e fatturazione iscrizioni congressuali.
  • Gestione accreditamento eventi formativi presso il Ministero della Salute e gestione pratica AIFA.
  • Gestione prenotazioni alberghiere per relatori, congressisti, accompagnatori.
  • Gestione sponsor, definizione delle forme di sponsorizzazione e formalizzazione contrattuale delle sponsorizzazioni, gestione materiale da dedicare al congresso.
  • Realizzazione della cartellonistica e della segnaletica.
  • Predisposizione del kit congressuale.

In merito a gestione di viaggi, alberghi, eventi sociali e di intrattenimento H2O si dedica alla

  • Organizzazione e coordinamento del programma sociale con predisposizione dei progetti.
  • Ricerca e selezione delle sedi.
  • Ricerca e selezione dei servizi di catering.
  • Organizzazione di ricevimenti, concerti, serate di gala, spettacoli.
  • Organizzazione di escursioni, di pre e post-congress tour.
  • Organizzazione di trasferimenti.
  • Ricerca, selezione e accordi con gli alberghi.
  • Organizzazione di viaggi per ospiti e partecipanti.

H2O fornisce servizi per accreditamento ECM e pratica AIFA per l’organizzazione di

  • Corsi di formazione residenziali e a distanza (FAD).
  • Eventi regionali ed interregionali.
  • Congressi nazionali.
  • Congressi Internazionali.
  • Coordinamento Scuole di formazione.
  • Eventi sociali.

e si occupa, con gestione diretta di tutte le fasi del processo, di accreditamento ECM e AIFA degli eventi medico-scientifici attraverso:

  • Raccolta e invio documentazione necessaria per inoltrare la richiesta di accreditamento.
  • Distribuzione materiale ECM ai congressisti durante il congresso.
  • Invio documentazione al Ministero per chiudere la procedura e assegnare i crediti ai congressisti.
  • Invio attestati ai congressisti con l’indicazione dei crediti assegnati.

Servizi Congressuali

  • Controllo e coordinamento di tutti i servizi congressuali sopra elencati.
  • Assistenza durante il Congresso di personale specializzato.
  • Individuazione ed allestimento delle aree da dedicare all’evento.
  • Gestione della segreteria congressuale in sede.
  • Gestione budget e assistenza amministrativa generale del congresso.
  • Organizzazione e gestione servizi catering.
  • Gestione e coordinamento forniture.
  • Noleggio e coordinamento allestimenti tecnici (impianti tecnici e audiovisivi).
  • Selezione ed organizzazione del servizio hostess presso la sede congressuale.
  • Organizzazione programmi sociali.
  • Segreteria scientifica del congresso.
  • Raccolta atti congressuali e liberatorie.
  • Rilascio certificati di partecipazione.
  • Servizi logistici di supporto (biglietteria aerea, ferroviaria e marittima, noleggio autovetture, transfer dedicati con autobus, minibus e auto con autista).

Gestione ed assistenza amministrativa generale del Congresso che comprende:

  • Inserimento del Congresso nella nostra amministrazione generale.
  • Predisposizione del piano dei costi.
  • Contabilizzazione di tutti i movimenti di entrata ed uscita relativi al Congresso.
  • Raccolta e gestione delle quote di iscrizione.
  • Contratti con sponsor, accordi ed emissione fatture.
  • Contratti con i fornitori, accordi ed emissione ordini.
  • Pagamento dei fornitori.
  • Ricevimento delle fatture, registrazioni contabili e pagamenti.

Servizi Post Congressuali

  • Stesura del piano consuntivo costi con assistenza amministrativa.
  • Trascrizione, diffusione e pubblicazione atti/presentazioni congressuali.
  • Invio lettere di ringraziamento.
  • Invio attestati ECM con l’indicazione dei crediti assegnati dal Ministero.
  • Invio lettere per future iniziative.
  • Follow up e analisi statistiche.

Ci proponiamo come partner di fiducia per realizzare i vostri eventi con esperienza decennale maturata e consolidata nel settore medico scientifico.

TORNA SU